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Outlookで英文メールがはかどる「翻訳ポップアップ」の設定方法

Outlookで翻訳ポップアップを設定する方法英語勉強法

私の勤める業界では、まだまだマイクロソフト製品が幅をきかせています。

貸与されるPCも、OSはすべてWindows。

つかうソフトもWord, Excel, Powerpointはわかるけど、Outlookはイマイチ。。。

Outlookでもストレスなく英文メールを読む設定をご紹介します。

翻訳ポップアップで英文メールを読むストレスが軽くなる

Microsoft Outlookで英文メールをやり取りする時に、ちょっとわからない単語の意味をサクっと調べる「ミニ翻訳」という機能を設定します。

参考 ミニ翻訳ツールを使った翻訳-Officeサポート

設定ひとつで、英語メールを読むのがずっと楽になります。

スムーズに読みこなすためにも、イチイチ単語を調べてられません。

Outlookで翻訳ポップアップを設定する方法

Outlookで翻訳ポップアップを設定する方法

  1. 新規メール作成の画面をひらく

    受信トレイの画面ではなくて、新規作成画面です。
    設定が終われば、受信トレイの他のメールも翻訳しながら読めます。

  2. 上にあるタブから「校閲」をえらぶ

  3. 「ミニ翻訳ツール」を選択してonにする

    選択した単語の日本語訳がポップアップで確認できます。

日本語訳が確認できるだけでなく、音声🔊の再生ボタンがあれば発音も聞けます。リモートワークの方はぜひ活用してください。

別の言語でテキストを翻訳する– Office サポート

「翻訳言語の選択」をえらぶと、英語以外の言語にも翻訳できます。

およそ20言語くらい選べるようになっています。(OSによって言語数が違うそうです)

英文の翻訳機能・入力サポートはGmailが便利

会社のセキュリティコード、ITポリシーなどに抵触しないことを確認しましょう。

Gmailの機能を使うと、受信した英文メールを読む場合も英語で返信メールを入力する場合もとても便利です。

Outlookのメール転送設定で、仕事のメールをすべてGmailに転送してしまうという力技もあります。

Gmailに仕事用のフォルダを作るなり、仕事専用のGmailアカウントを取得してしまうことも可能です。

仕事メールのバックアップ(保存用)としても役に立ちます。

が、しかし私の会社ではIT部から転送禁止のお達しが出て使えなくなりました。

WebサイトでGmailに貼りつける

会社のサイト閲覧ポリシーなんかに引っかかる可能性大。

Gmailへのログインが必要なため、制限される会社は多いかとおもいますが。。。

転送がNGでも、outlookのメールをGmailにコピペして読みさばくのも一案です。

返信メールを作成する場合も、一度Gmailで入力すると自動翻訳や修正機能がサポートしてくれます。

入力途中に単語の候補を示してくれたり、スペルミスをやさしく修正してくれたり、文末に自動でピリオドつけてくれたり。本当にやさしい機能です。

web版のGmailがひらけるPC環境ならば、ぜひ英文作成の時だけでも使う価値ありです。

英文添削サービスでメールのテンプレを確保する英文メールを書くスキルを上げる

海外クライアントとのやりとりに時間がかかてしまう場合は、英文読み・書きのスキルアップを狙う方が効率的です。私が利用した英文添削サービスを紹介します。

英文添削サービスで英語メールをブラッシュアップする

英文メールの型を習得してしまえば、翻訳ツールに頼らずスムーズに返信できるようになります。

英文添削サービスで英作文スキルをブラッシュアップして、英文メールの型をストックします。

参考リンク オンライン英語添削[アイディー]
「持ち込み英文添削」というサービスを利用し、自分が作った英語メールと日本語訳(もちろん社外秘の内容を加工済み)を添削してもらいます。

日本語の内容が伝わる英文になっているか?ビジネス上適切な表現になっているか?などが丁寧に修正してもらえるので勉強になります。

よく送信するメールの型をストックしておけば、英文メールの返信も効率的でスピーディになります。

英語のメールにも一定の「型」があります。

さらに英文メール作成スキルをブラッシュアップするために「英文メールの課題」でトレーニングするプログラムもあります。

参考リンク 英語Email 課題添削 

公式サイト オンライン英語添削[アイディー]

まとめ:Outlookで英文メールを読みこなす方法

  1. Outlookの翻訳ポップアップを設定する
  2. Gmailに全メール転送して読む・書く
  3. 英文添削サービスでスキルアップ

3つの方法をご紹介してみました。私はすべて利用して3つめのPJに配属されました。

わからない単語のたびにwebで検索して意味を調べていたのでは、メール1通読むのに時間がかかってしょうがありません。

だからといって、TOEICの長文のようにサクサク読み飛ばしてしまっていては意味を取りちがえてしまう恐れもあります。

ビジネスで英語をツールとして使いこなすために、メールの処理スピードはとても大事なスキルです。

英語力にITスキルをプラスして、しっかり自分の価値を高めていきましょう!

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